Možná se v tom poznáte. Před několika lety jste si nechali vytvořit e-shop na Shoptetu. Funguje. Objednávky nějak přicházejí, zákazníci nakupují. Jenže… od té doby už uplynulo dost vody. A zatímco Shoptet se jako platforma neustále vyvíjí, spousta e-shopů zůstává zaseknutá v minulosti. V důsledku toho pak jejich majitelé dělají spoustu věcí ručně, složitě a zbytečně — i když by dnes šly vyřešit automatizovaně a bez starostí.
Nedávno mě kontaktovala klientka s prosbou o pomoc s jejím e-shopem, kde prodává obuv. Chtěla původně jen drobné úpravy vzhledu a doplnění několika prvků. Ale jak jsme si spolu začali detailněji povídat o tom, jak u ní probíhá zpracování objednávek, vyšlo najevo, že nevyužívá spoustu potenciálu, o kterém vůbec netušila. A že si každodenně přidělává práci, kterou by klidně mohl udělat systém za ni.
Nejdřív jsme šli do hloubky: Jak vlastně e-shop funguje?
Základem každé automatizace je pochopit reálný proces, jak objednávka putuje systémem. Takže jsme si společně prošli krok za krokem, co se děje od chvíle, kdy zákazník vytvoří objednávku, až po její doručení. Mluvili jsme o všech variantách — jak se řeší platby předem, dobírky, co se děje, když zákazník nezaplatí, jak se řeší vratky nebo nedoručené zásilky.
Abychom si to mohli lépe představit a vizualizovat, sestavil jsem přehlednou myšlenkovou mapu, kde jsme si celý tok objednávek rozkreslili. V ten moment začalo být jasné, že každý den tráví hodně času ruční práci, která je ale z velké části zbytečná.
Audit Shoptetu, chaos ve stavech a ruční práce navíc
Pustil jsem se tedy do revize samotného nastavení v administraci Shoptetu. A potvrdilo se mi, co vídám u většiny starších e-shopů – stavů objednávek bylo jen pár, ale prakticky k ničemu nesloužily. Nebyly správně nastavené, nevyužívaly žádné automatizace, a hlavně – klientka vlastně ani přesně nevěděla, kdy se zákazníkům posílají faktury nebo e-maily. Všechno musela neustále hlídat, myslet na to a řešit ručně. Celý proces byl tak zbytečně složitý a náročný na čas i pozornost.
Zrevidoval jsem tedy aktuálně používané stavy, přebytečné jsem smazal, některé nově vytvořil a všechny jsem přehledně přejmenoval, seřadil a nastavil jejich logiku. Tam, kde to dávalo smysl, jsem nastavil také automatické e-maily, které zákazníkům odcházejí v konkrétní fázi objednávky — čímž se snížila nutnost manuální komunikace na minimum. Kde je u objednávky symbol ⚙️ – řeší ji automatizace, kde je 👩🏻 – řeší ji majitelka e-shopu.
Současně jsme přešli z původního ručního zadávání zásilek na moderní napojení dopravců přes Shoptet Balíky. Díky tomu systém sám sleduje stav zásilky a může podle toho měnit stavy objednávky nebo informovat zákazníky.
Párování plateb a nastavení automatizací
Dále jsem se podíval na napojení platební brány a banky. V mnoha e-shopech bývá i dnes běžné, že se platby párují ručně. V našem případě jsem provedl revizi napojení a automatických přechodů mezi stavy, tak aby vše fungovalo spolehlivě a bez zásahu.
Klíčovým bodem celé automatizace pak bylo nasazení doplňku „Automatizace“ od Brani.cz, díky kterému je možné v Shoptetu nastavovat různé podmínky, reakce a automatické změny stavů podle přesně definovaných scénářů.
E-shop dnes běží na třech stavech. A šlape jako hodinky.
Výsledkem celé práce je, že klientka dnes spravuje celý e-shop jen pomocí tří stavů objednávek. Vše ostatní se děje automaticky „na pozadí“.
Při přihlášení do administrace ihned vidí jen objednávky, které může vychystat – tedy ty, které jsou již zaplacené, nebo jsou na dobírku. Objednávky, kde chybí platba, systém automaticky upomene. Pokud se platba nedostaví ani po určité době, objednávku sám stornuje. Klientka tedy nemusí nic hlídat, nic si psát do kalendáře, nic sledovat.
Po vychystání přepne objednávku do dalšího stavu — ten automaticky vytvoří zásilku u dopravce, připraví štítky a nachystá vše pro svoz. Jakmile kurýr zásilky vyzvedne, systém informuje zákazníky, že jejich objednávky jsou na cestě. U dobírek se pak automaticky odesílá faktura až po převzetí zboží a připsání platby, a celý proces se uzavírá.
Zvláštní pozornost jsme věnovali také nedoručeným zásilkám a vratkám – těm jsme vyhradili třetí stav, který si klientka chce hlídat manuálně, aby mohla případ od případu rozhodnout, co dál. Vše ostatní už běží bez nutnosti zásahu.
Výsledek? Méně práce, více kontroly
Nejenže se ušetřilo spoustu ruční práce, ale také se výrazně zvýšila přehlednost. Klientka má dnes v administraci barevně odlišené stavy a okamžitě ví, co se v jejím e-shopu děje. Nemusí nic kontrolovat, nemusí přemýšlet, co komu odešlo. Všechno se děje automaticky, včas a správně. Ona se tak může plně soustředit na vychystávání objednávek a zákaznický servis.
Co když na tom jste podobně? Možná stačí jen chytře nastavit věci, které už máte
Možná i právě pro vás tu je podobná příležitost ke zjednodušení. Shoptet dnes nabízí velké možnosti automatizace, které ale zůstávají často nevyužité jen proto, že o nich nikdo neřekl, jak je uchopit.
Jde o to, nastavit e-shop tak, aby vám skutečně šetřil čas – a ne abyste se museli stát jeho otroky.
Pokud byste se rádi dozvěděli jak by mohla automatizace fungovat i ve vašem e-shopu, rád vám s tím pomohu. Probereme si celý proces, nastavíme scénáře na míru a pomůžu vám vše uvést do praxe tak, abyste mohli říct to samé, co moje klientka:
„Kdybych věděla, že se to dá takhle zjednodušit, udělám to už dávno.“
Rád se podívám i na váš e-shop na Shoptetu a ukážu vám, co všechno lze automatizovat. Chcete?
